Urząd Miasta i Gminy

w Chorzelach

Kw 0910/12/2006

Informacja

z działalności kontrolnej

stanowiska pracy do spraw kontroli wewnętrznej

w roku 2006

1. Organizacja działalności kontrolnej:

 a)       Obowiązujące przepisy wewnętrzne w roku 2006 w sprawach dotyczących kontroli to:

-          Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Chorzelach;

-          Regulamin kontroli wewnętrznej jednostek organizacyjnych gminy stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia wewnętrznego Nr 4/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Chorzele z dnia 31 grudnia 2003r. w sprawie zatwierdzenia planu kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych gminy na rok 2004;

-          Zarządzenie wewnętrzne nr 7/2005 Burmistrza Miasta i Gminy Chorzele z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zatwierdzenia regulaminu kontroli komórek organizacyjnych w Urzędzie Miasta i Gminy w Chorzelach;

-          Zarządzenie wewnętrzne nr 34/2005 Burmistrza Miasta i Gminy Chorzele z dnia 29 grudnia 2005 r. w sprawie zatwierdzenia harmonogramu kontroli wewnętrznej na rok 2006.

Stosownie do postanowień regulaminu w/w przepisów wewnętrznych, zadania kontrolne w roku 2006 wykonywane były przez pracownika do spraw kontroli wewnętrznej podporządkowanego służbowo Burmistrzowi Miasta i Gminy na podstawie imiennego upoważnienia.

Nadzór nad skutecznością działań kontroli wewnętrznej sprawował Burmistrz.

 b)       Zadania kontrolne realizowane były w oparciu o harmonogram kontroli wewnętrznej na 2006 rok. 

 c)       Czynności kontrolne poszczególnych jednostek i komórek organizacyjnych poprzedzane były sporządzeniem odpowiedniego programu kontroli oraz wyszukaniem i zapoznaniem się ze stanem prawnym dotyczącym kontrolowanych zagadnień.

 d)       Wyniki ustaleń kontrolnych systematycznie przedstawiano w protokołach kontroli oraz w załącznikach.

2. Statystyka ogólna.

Statystykę ogólną obrazuje załącznik nr 1.

Ogółem przeprowadzono 11 kontroli, w tym:

-          kompleksowych - 2,

-          doraźnych – 0,

-          problemowych – 9.

3. Problematyka kontroli.

  a)       kontrole kompleksowe

 Kompleksowy charakter miały kontrole przeprowadzone w jednostkach OSP na terenie gminy oraz na dwóch stanowiskach pracy w urzędzie.

 W ramach kontroli kompleksowych skontrolowano:

-          Działalność ochotniczych straży pożarnych w tym wydatki jednostek,

-          Stanowisko pracy do spraw ochrony przeciwpożarowej,

-          Stanowisko pracy do spraw rolnictwa i gospodarki komunalnej,

Podczas kontroli zwracano uwagę na przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, a zwłaszcza na:

1.        Ustawę z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych /Dz. U. Nr 249, poz. 2104/

2.        Ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości /Dz. U. 2002 Nr 76, poz. 694 z późn. zm./

3.        Ustawę z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej /Dz. U. 1991 Nr 81, poz. 351 z późn. zm./

4.        Ustawę z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach /Dz. U. 2001 r. Nr 79, poz. 855 późn. zm./

5.        Ustawę z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym /Dz. U. Nr 125, poz. 1371, z późn. zm./

6.        Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2003 r. w sprawie postępowania z dokumentacją związaną z pracą kierowcy /Dz. U. 2003 r. Nr 230, poz. 2303/

7.        Ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego /tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 z późn. zm/.

8.        Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów  z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków gminnych  /Dz.U. z 1999 r. nr 112, poz.1319/.

9.        Ustawę z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych /Dz. U. 2001 Nr 142, poz. 1593 z późn. zm./

10.     Ustawę z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody /Dz. U. 2004 r. Nr 92, poz. 880 z późn. zm./

11.     Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 13 października 2004 r. w sprawie stawek opłat dla poszczególnych rodzajów i gatunków drzew /Dz. U. z 2004 r. Nr 228, poz. 2306/

12.     Obwieszczenie Ministra Środowiska z dnia 18 października 2005 r. w sprawie stawek opłat za usunięcie drzew i krzewów oraz kar za zniszczenie zieleni na rok 2006 /M.P. z 2005 r. Nr 62, poz. 861/

13.     Ustawę z dnia 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego /Dz. U. 2003 r. Nr 64, poz. 592 z późn. zm./

14.     Ustawę z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej. / tekst jednolity Dz. U. 2004 r. Nr 253, poz. 2532/

 a także innych ustaw i aktów wykonawczych do tych ustaw.

  b)      kontrole problemowe

 W tym trybie skontrolowano ok. 5 % wydatków podległych jednostek wskazanych w załączniku nr 1 oraz realizację zadań wynikających z zakresów czynności dwóch komórek organizacyjnych. 

4. Ustalenia kontroli.

  Przeprowadzone w 2006 r. kontrole wykazały, iż wiele nieprawidłowości, które stwierdzono w poprzednich latach oraz w związku z którymi wydano zalecenia pokontrolne zostało wyeliminowanych. Często w wyniku kontroli jednostek stwierdzano, że:

1.      Opracowane zostały brakujące regulaminy wewnętrzne i instrukcje regulujące istotne sprawy z zakresu działalności jednostek.

2.      Poniesione wydatki w kontrolowanym okresie znajdują swoje odzwierciedlenie w planie finansowym.

3.      Dane wykazane w sprawozdaniach budżetowych w zakresie wykonanych wydatków odpowiadają wydatkom faktycznie wykonanym, wykazanym w ewidencji wydatków.

4.      Dane w sprawozdaniach w zakresie planu wykazywano w kwotach wynikających z planu finansowego jednostki, po uwzględnieniu zmian dokonanych w trybie ustawy o finansach publicznych.

5.      Dane w sprawozdaniach w zakresie wykonania wydatków wykazywano narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego.

6.      Wymagane rozporządzeniem sprawozdania budżetowe sporządzano rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz przekazywano do urzędu terminowo.

7.      Wydatki w kontrolowanych paragrafach ponoszono w sposób celowy i oszczędny.

8.      Dokumenty będące podstawą wydatkowania środków opatruje się opisem uzasadniającym celowość poniesionych wydatków.

9.       Wyrywkowa analiza dowodów księgowych, dokumentujących operacje gospodarcze oraz stanowiących podstawę ich zapisów w księgach rachunkowych pod kątem ustawy o rachunkowości a także sprawowania wewnętrznej kontroli finansowej pozwoliła stwierdzić, że:

-          dowody księgowe opatrywane są klauzulą o ich sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym,

-          dowody księgowe zostały zatwierdzone do wypłaty,

-          dowody zostały zakwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby kwalifikującej i datą dokonania czynności,

-          dowody dołączone do raportów kasowych posiadają oznaczenia umiejscawiające je w raportach kasowych.

10.    Wyrywkowa analiza faktur opłacanych przelewem w losowo wybranych miesiącach pozwoliła stwierdzić, że zapłata za usługi bądź dostawy dokonywana była terminowo .

 Nadal jednak w działalności niektórych jednostek występują błędy i niedociągnięcia, które wymagają naprawy w najbliższym okresie czasu.

Do najistotniejszych należy zaliczyć:

1. Naruszenia w zakresie przestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości (bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych).
2. Naruszenia w zakresie przestrzegania przepisów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
3. Naruszenia w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy.
4. Naruszenia w zakresie wydatkowania środków na dowóz uczniów do szkół.
5. Naruszenia w zakresie nieprzestrzegania wewnętrznych regulaminów i instrukcji.

5. Skutki kontroli.

W oparciu o wyniki kontroli wystosowano do kierowników kontrolowanych jednostek oraz pracowników komórek 11   dokumentów zawierających zalecenia pokontrolne z wnioskiem o likwidację stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości. Sposób realizacji zaleceń pokontrolnych będzie tematem kontroli sprawdzających w przyszłości.

6. Informacje końcowe.

Podsumowując należy stwierdzić, iż rok 2006 był w działalności kontrolnej kolejnym rokiem, w którym starano się wyeliminować wszelkie nieprawidłowości w działalności jednostek organizacyjnych gminy czy komórek urzędu poprzez wskazywanie sposobów naprawy błędów a także poprzez wskazywanie sposobów poprawy jakości wykonywanych zadań.

Dołożono również wszelkich starań, aby na bieżąco przedstawiać kierownictwu gminy obiektywny obraz kontrolowanych zagadnień umożliwiając mu tym samym uzyskanie odpowiedzi na pytania: czy zaplanowane zadania wykonywane są w sposób prawidłowy, czy jednostki prawidłowo gromadzą środki publiczne i właściwie je wydatkują, czy podległe jednostki i komórki organizacyjne przestrzegają obowiązujące przepisy prawa, czy składane informacje w postaci sprawozdań są poparte prawidłową i rzetelną ewidencją zdarzeń gospodarczych, czy aktywa jednostek są wykorzystywane właściwie i zgodnie z przeznaczeniem.                                  

 Sporządzono dnia 27.12.2006 r.

Załącznik nr 1

Wykaz kontroli przeprowadzonych w 2006 roku