Urząd Miasta i Gminy

w Chorzelach

Kw 0910/17/2005

Informacja

z działalności kontrolnej

stanowiska pracy do spraw kontroli wewnętrznej

w roku 2005

1. Organizacja działalności kontrolnej:

a)       Obowiązujące przepisy wewnętrzne w roku 2005 w sprawach dotyczących kontroli to:

-          Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Chorzelach;

-          Regulamin kontroli wewnętrznej jednostek organizacyjnych gminy stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia wewnętrznego Nr 4/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Chorzele z dnia 31 grudnia 2003r. w sprawie zatwierdzenia planu kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych gminy na rok 2004;

-          Zarządzenie wewnętrzne nr 38/2004 Burmistrza Miasta i Gminy Chorzele z dnia 22 grudnia 2004 r. w sprawie zatwierdzenia planu kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych gminy na rok 2005;

-          Zarządzenie wewnętrzne nr 7/2005 Burmistrza Miasta i Gminy Chorzele z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zatwierdzenia regulaminu kontroli komórek organizacyjnych w Urzędzie Miasta i Gminy w Chorzelach.

Stosownie do postanowień regulaminu w/w przepisów wewnętrznych, zadania kontrolne w roku 2005 wykonywane były przez pracownika do spraw kontroli wewnętrznej podporządkowanego służbowo Burmistrzowi Miasta i Gminy na podstawie imiennego upoważnienia za wyjątkiem przeprowadzenia kontroli oceny stanu przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz kontroli ochrony danych osobowych w Urzędzie, których realizacją osobiście zajął się kierownik urzędu.

Nadzór nad skutecznością działań kontroli wewnętrznej sprawuje Burmistrz.

b)       Zadania kontrolne realizowane były w oparciu o harmonogram kontroli wewnętrznej na 2005 rok. 

c)       Czynności kontrolne poszczególnych jednostek i komórek organizacyjnych poprzedzane były sporządzeniem odpowiedniego programu kontroli oraz wyszukaniem i zapoznaniem się ze stanem prawnym dotyczącym kontrolowanych zagadnień.

d)       Wyniki ustaleń kontrolnych systematycznie przedstawiano w protokołach kontroli oraz w załącznikach.

2. Statystyka ogólna.

Statystykę ogólną obrazuje załącznik nr 1.

Ogółem przeprowadzono 15 kontroli, w tym:

-          kompleksowych - 3,

-          doraźnych – 2

-          problemowych - 10

3. Problematyka kontroli.

a)       kontrole kompleksowe

Kompleksowy charakter miały kontrole przeprowadzone w 1 gminnej jednostce organizacyjnej oraz na 2 stanowiskach pracy w urzędzie.

W ramach kontroli kompleksowych zrealizowano m.in. następujące tematy kontrolne:

-          Przepisy i instrukcje wewnętrzne (np. procedury kontroli wydatków oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, regulamin wynagradzania pracowników),

-          Prowadzenie ksiąg rachunkowych,

-          Sprawozdawczość,

-          Delegacje służbowe oraz ryczałty,

-          Gospodarkę wodą,

-          Gospodarkę ściekami,

-          Gospodarkę paliwem,

-          Opłatę targową,

-          Akta osobowe i ich zgodność ze stanem faktycznym oraz z obowiązującymi przepisami,

-          Prowadzenie pozostałej dokumentacji pracowniczej,

-          Prawidłowość naliczenia stażu pracowniczego,

-          Zaświadczenia o ukończeniu szkolenia w zakresie bhp oraz orzeczenia lekarskie,

-          Zakresy czynności pracowników,

-          Gospodarka funduszem socjalnym,

-          Gospodarowanie mieniem gminnym (zbywanie, wydzierżawianie, najem, użytkowanie wieczyste, podział nieruchomości)

Podczas kontroli zwracano uwagę na przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa, a zwłaszcza:

-          ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego,

-          ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,

-          ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami,

-          ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych,

-          ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,

-          ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,

-          ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy,

-          ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych,

-          rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej.

a także innych ustaw i aktów wykonawczych do tych ustaw.

b)      kontrole doraźne

W trybie doraźnym przeprowadzono 2 kontrole. Skontrolowano w ten sposób przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie danych osobowych.

c)       kontrole problemowe

W tym trybie skontrolowano ok. 5 % wydatków podległych jednostek wskazanych w załączniku nr 1 oraz realizację zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych a także dodatki mieszkaniowe.

Kontrolą problemową objęto również sposób wykorzystania kwoty 9000,00 zł przekazanej przez Ministerstwo Kultury na realizację zadania: zakup nowości wydawniczych dla bibliotek publicznych w ramach programu Operacyjnego „Promocja Czytelnictwa”.

4. Nieprawidłowości.

Przeprowadzone kontrole ujawniły w działalności kontrolowanych jednostek występowanie wielu uchybień, błędów lub nieprawidłowości.

Nieprawidłowości szczegółowo opisano w protokołach kontroli. Najważniejsze z nich polegały m.in. na:

1. Wykazaniu w sprawozdaniu budżetowym RB 27 S danych nie mających potwierdzenia w ewidencji księgowej.

2. Zaniedbaniu nadzoru nad działalnością jednostki, wskutek czego narażono gminę straty finansowe.

3. Naruszeniu zasad dotyczących prowadzenia rachunkowości oraz sprawozdawczości.

4. Naruszeniu zasad dotyczących spraw pracowniczych.

5. Naruszeniu zasad prowadzenia gospodarki wodnej i ściekowej.

6. Naruszeniu zasad prowadzenia gospodarki materiałami.

7. Naruszeniu zasad wynagradzania.

8. Naruszeniu zasad prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych.

9. Pozostałe stwierdzone nieprawidłowości to m.in. nieaktualizowanie funkcjonujących w jednostkach statutów, regulaminów i instrukcji oraz zakresów czynności; brak stosownych opisów na dokumentach.

5. Skutki kontroli.

W oparciu o wyniki kontroli:

1.      sporządzono 1 zawiadomienie o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych

2.      ukarano kierownika jednostki organizacyjnej karą nagany.

Ponadto w oparciu o ustalenia kontroli wystosowano do kierowników kontrolowanych jednostek oraz pracowników komórek 11  dokumentów zawierających zalecenia pokontrolne z wnioskiem o likwidację stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości. Sposób realizacji zaleceń pokontrolnych będzie tematem kontroli sprawdzających w przyszłości.

6. Informacje końcowe.

Podsumowując należy stwierdzić, iż rok 2005 był dla działalności kontrolnej kolejnym rokiem, w którym starano się wyeliminować wszelkie nieprawidłowości w działalności jednostek organizacyjnych gminy czy komórek urzędu poprzez wskazywanie sposobów naprawy błędów a także poprzez wskazywanie sposobów poprawy jakości wykonywanych zadań.

Dołożono również wszelkich starań, aby na bieżąco przedstawiać kierownictwu gminy obiektywny obraz kontrolowanych zagadnień umożliwiając mu tym samym uzyskanie odpowiedzi na pytania: czy zaplanowane zadania wykonywane są w sposób prawidłowy, czy jednostki prawidłowo gromadzą środki publiczne i właściwie je wydatkują, czy podległe jednostki i komórki organizacyjne przestrzegają obowiązujące przepisy prawa, czy składane informacje w postaci sprawozdań są poparte prawidłową i rzetelną ewidencją zdarzeń gospodarczych, czy aktywa jednostek są wykorzystywane właściwie i zgodnie z przeznaczeniem.

Sporządzono dnia 12.12.2005 r.

Załącznik nr 1

Wykaz kontroli przeprowadzonych w 2005 roku